How to use TaxCalc

  • Print
PETUNJUK DAN TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI TAXCALC LIGHT

A. Cara menjalankan dan membuka Program TaxCalc Light

Program dapat dijalankan atau dibuka melalui 2 cara yaitu :

  • Melalui menu utama Windows start -> Program -> TaxCalcLight

  • Melalui shortcut menu yang ada di layar desktop PC/Notebook Anda

Setelah diklik pada bagian shortcut TaxCalc Light, maka akan muncul tampilan berikut :

 

B. Cara Login TaxCalc Light

Form Login merupakan jendela untuk mengakses program TaxCalc dimana berisi nama company, user id dan password. Nama Company sendiri berisi nama-nama Perusahaan yang sudah ter-register di dalam sistem TaxCalc, sedangkan User ID dan Password merupakan kode user dan password yang sudah dibuat dan memiliki hak akses menu di dalam program TaxCalc.

Untuk masuk ke dalam Program TaxCalc Light, maka Anda harus mengisi form login seperti pada gambar di bawah ini :

Cara menggunakan form login :

  • Pilih nama company yang akan Anda gunakan
  • Isi User ID (default = 001)
  • Isi password (default = 01)
  • Klik tombol Login

 

C. Cara Untuk Memilih Tahun Takwim

Tahun Takwin merupakan tahun pajak yang sedang berjalan. Cara Memilih Tahun Takwin :

  • Pilih tahun Takwin yang diinginkan lalu pilih OK seperti pada gambar di bawah :

  • Setelah itu akan muncul tampilan proses seperti di bawah ini :

 

D. Petunjuk Penggunaan

  • Pertama kali menjalankan sistem

  • Yang dilakukan per bulan

Setup Info Perusahaan digunakan untuk menampilkan informasi mengenai data-data Perusahaan yang ter-registrasi di dalam sistem TaxCalc, dimana nantinya akan digunakan untuk laporan pajak. Isian field NPWP tidak berlaku untuk TaxCalc Light-Free. Ada dua cara untuk melihat Setup Info Perusahaan yaitu :

  • Menu Setup -> Setup Info Perusahaan

  • Menu Transaction -> Information Center -> Step 1 – Pengaturan -> Company

    Silahkan untuk melengkapi field isian yang ada di dalam form tersebut sesuai dengan data perusahan Anda. Kemudian klik tombol Save.

Setup Tabel digunakan untuk melakukan pengaturan terhadap master data yang akan digunakan dalam sistem TaxCalc sesuai dengan Peraturan Pemerintah dan Perusahaan Anda. Ada dua cara untuk melihat Setup Tabel yaitu :

  • Menu Setup -> Setup Tabel

  • Menu Transaction -> Information Center -> Step 1 – Pengaturan -> Setup Tabel

    Silahkan untuk melengkapi semua setup yang diperlukan oleh Perusahaan Anda mulai dari BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, User Login, Master Komponen, Master Currency, Header Laporan, Divisi, Departemen, Seksi, Sub Seksi, hingga UMK dengan cara menekan tombol Edit, apabila sudah selesai dilakukan setup maka klik tombol Save.

Setup Master Karyawan dan gaji digunakan untuk mengisi data-data karyawan, meliputi : informasi pegawai, informasi penunjang, informasi bank, tunjangan harian maupun informasi lain, komponen gaji / komponen SPT. Untuk TaxCalc light-Free hanya dapat diisi kurang dari 30 karyawan, dimana beberapa data demo sudah kami isikan di dalamnya sebagai contoh paduan pengisian data, tetapi User diberi kebebasan untuk menganti informasi karyawan-karyawan tersebut. Ada dua cara untuk melihat Setup Master Karyawan yaitu :

  • Menu Transaction -> Information Center -> Step 1 – Pengaturan -> Setup Tabel

    Untuk setting karyawan Individu silahkan klik pada radio button INDIVIDU dan ketik ID pegawai untuk mencari data karyawannya, atau dapat juga dengan cara menekan tombol "gambar teropong" sehingga muncul pop up windows yang berisi pencarian karyawan kemudian klik pada step 2 – Master & Komponen -> Master Karyawan.

    Untuk setting semua karyawan silahkan klik pada radio button ALL kemudian klik pada step 2 – Master & Komponen -> Master Karyawan.

  • Menu Transaction -> Tax Calculator

    Adapun keterangan dari button – button seperti yang ada di bawah ini.

Tax Table digunakan untuk menampilkan jumlah pendapatan regular, non regular, Iuran, Gross, PPh21 serta total diterima dalam setiap bulannya selama satu tahun takwim. Di dalam Tax Table ini User juga dapat melihat detail komponen serta cara perhitungan PPh 21-nya dengan mengklik tombol di kiri atau kanan dari form Tax Table. Cara untuk melihat Tax Table adalah dengan menekan tombol Tax Table pada bagian kanan bawah form Master Karyawan.

Dalam menu ini terdapat item-item yang akan digunakan sebagai informasi dari data-data penghasilan pegawai seperti :

  • Tipe Pembayaran Gaji Pegawai, terbagi dalam tiga bagian yakni : Gross, Net, dan Gross On Net
  • Pendapatan yang dihasilkan, dikelompokkan dalam bagian-bagian sebagai berikut :

    • Reguler

      Merupakan penghasilan yang diterima atau diperoleh oleh pegawai secara teratur berupa gaji, premi bulanan, uang lembur, tunjangan isteri, tunjangan anak, tunjangan jabatan, tunjangan khusus, tunjangan transport, tunjangan pajak, tunjangan iuran pensiun, tunjangan pendidikan anak, premi asuransi yang dibayar pemberi kerja, dan penghasilan teratur lainnya dengan nama apa pun.

    • Non-Reguler

      Merupakan penghasilan yang diterima atau diperoleh pegawai secara tidak teratur berupa tunjangan hari raya, tunjangan tahun baru, tunjangan cuti, bonus, premi tahunan, jasa produksi, tantiem, gratifikasi serta penghasilan sejenis lainnya yang sifatnya tidak tetap dan biasanya dibayarkan dalam setahun.

    • Iuran

      Merupakan iuran yang terikat pada gaji, dana pensiun yang pendiriannya telah disahkan oleh Menteri Keuangan dan Penyelenggara Taspen serta iuran tabungan hari tua atau tunjangan hari tua (THT) kepada badan Penyelenggara Taspen dan Jamsostek/BPJS Ketenagakerjaan yang dibayar pegawai.

    • Gross Up

      Merupakan total gaji kotor yang diterima oleh pegawai yang bersangkutan.

    • PPh pasal 21 Per-Periode

      Merupakan total pajak yang harus dibayar setiap bulannya.

    • Total Diterima

      Merupakan jumlah total penghasilan pegawai yang diterima setelah dikurangi pajak.

    • PPh pasal 21 Setahun

      Merupakan jumlah PPh pasal 21 selama setahun yang harus dibayar yang mana akan terkalkulasi secara otomatis setelah kita mengisi komponen SPT seluruhnya.

Komponen SPTdigunakan untuk mengisi Komponen SPT / mengkonfigurasikan Komponen Gaji dari bulan Januari sampai Desember. User juga dapat menentukan Komponen Gaji yang akan dicetak pada slip gaji dengan mencentang Check Box dicetak pada Slip Gaji. Tombol di sebelah kanan seperti SET BPJS Kesehatan, Set Less BPJS Kesehatan, SET BPJS-TK, SET LESS BPJS-TK, SET BPJS-JP, SET LESS BPJS-JP digunakan sesuai dengan komponen yang telah dibuat pada Master Komponen. Cara untuk melihat Tax Table adalah dengan menekan tombol Tax Table pada bagian kiri bawah form Tax Table.

Untuk BPJS Kesehatan, pastikan Anda sudah memiliki komponen BPJS Kesehatan PERUSAHAAN, BPJS Kesehatan KARYAWAN, LESS BPJS Kesehatan PERUSAHAAN yang sudah dibuat pada Master Komponen dengan aturan sebagai berikut :

  • BPJS Kesehatan Perusahaan – pendapatan – “R05” -> Set BPJS Kesehatan
  • BPJS Kesehatan – potongan – “Diluar SPT” -> Set BPJS Kesehatan
  • LESS BPJS Kesehatan Perusahaan – potongan – “Diluar SPT” -> Set BPJS Kesehatan

Untuk BPJS Ketenagakerjaan, pastikan Anda sudah memiliki komponen BPJS TK PERUSAHAAN, BPJS TK KARYAWAN, LESS BPJS TK PERUSAHAAN, Jaminan Pensiun PERUSAHAAN, Jaminan Pensiun KARYAWAN, LESS Jaminan Pensiun PERUSAHAAN yang sudah dibuat pada Master Komponen dengan aturan sebagai berikut :

  • BPJS TK Comp 1.19% – pendapatan – “R05” -> Set BPJS-TK
  • LESS BPJS TK COMP 1.19% – potongan – “Diluar SPT” -> Set LESS BPJS-TK
  • BPJS TK EMPL 2.00% – potongan – “R12” -> Set BPJS-TK
  • JP Comp – pendapatan – “R05” -> Set BPJS-JP
  • LESS JP Comp – potongan – “Diluar SPT” -> Set LESS BPJS-JP
  • JPS EMPL – potongan – “R12” -> Set BPJS-JP

Edit Tunjangan / Potongan digunakan untuk mengisi besaran nilai tunjangan ataupun potongan yang diterima oleh setiap karyawan di dalam bulan yang diinginkan dengan cara meng-upload tunjangan atau potongan tersebut dari file Ms. Excel ke dalam sistem TaxCalc atau dapat juga dengan cara mengisikan nilainya langsung ke dalam kolom-kolom yang ada sesuai dengan komponen gaji dan karyawannya. Cara untuk melihat edit tunjangan / potongan yaitu :

  • Menu Transaction -> Edit Tunjangan/Potongan

Proses Recalculate digunakan untuk menghitung ulang pajak karyawan jika terjadi perubahan pada data currency / uploading / konversi dari database lain. Proses ini disarankan dilakukan sebelum melakukan Proses SPT 1721-A1. Cara untuk melihat proses recalculate yaitu :

  • Menu Transaction -> Proses Recalculate

    Untuk melakukan proses recalculate, Anda cukup dengan menekan tombol Proses, maka sistem akan secara otomatis melakukan perhitungan ulang.

Proses Recalculate digunakan untuk menghitung ulang pajak karyawan pada tahun Takwim tersebut untuk dimasukkan ke dalam laporan Pajak pemerintah/SPT PPh 21. Tahapan yang dilakukan adalah mulai dari proses penghitungan pajak sampai dengan proses penyimpanan data. Proses ini diwajibkan dilakukan sebelum mencetak SPT 1721 dan SSP. Cara untuk melihat proses SPT 1721-A1 yaitu :

  • Menu Transaction -> Proses SPT 1721-A1

    Langkah-langkah yang harus dilakukan :

    • Isi Tanggal terlampir. Tanggal terlampir dapat di pilih dengan mengklik tombol disampingnya. Jika anda mengklik tombol tersebut, maka akan muncul kalender digital, klik 2 kali untuk memilih tanggal.
    • Nomor urut dapat diubah sesuai kebutuhan. tapi disarankan sesuai standar untuk memulai penomoran dari nomor urut 1 (Satu).
    • Klik Proses untuk melanjutkan.

Surat Setoran Pajak digunakan untuk menampilkan jumlah aktual pajak yang akan disetorkan ke KPP melalui SSP sesuai dengan periode/masanya. Sebelum masuk ke dalam menu ini, diharapkan melakukan Proses SPT 1721-A1 agar data yang dimasukkan dapat diproses terlebih dahulu dan menghasilkan kalkulasi pajak bulan/masa yang bersangkutan. Angka pada kolom ‘jumlah dibayar’ akan muncul pada laporan dan form SSP. Cara untuk melihat proses surat setoran Pajak yaitu :

  • Menu Transaction -> Surat Setoran Pajak

    Untuk mengisi SSP yang harus dilakukan adalah dengan menekan tombol Add/Tambah, lalu akan muncul pop up windows yang berisi form isian bukti SSP.

Daftar Biaya digunakan untuk mengisi besaran biaya yang dikeluarkan Perusahaan. Biaya tersebut berupa biaya gaji, biaya transportasi, biaya penyusutan, biaya sewa, biaya bunga pinjaman, biaya sehubungan dengan jasa, biaya piutang tak tertagih, biaya pemasaran, biaya royalti, dan biaya lainnya. Daftar biaya ini nantinya digunakan dalam pelaporan SPT 1721-V. Cara untuk melihat proses surat setoran Pajak yaitu :

  • Menu Transaction -> Daftar Biaya

    Silahkan Anda klik tombol Edit , lalu isi daftar biaya sesuai dengan bulan dan keterangannya kemudian klik tombol Save.

Export Form SPT digunakan untuk melakukan export dalam bentuk file Ms. Excel atau CSV, dimana terdapat pilihan file-file SPT FINAL atau TIDAK FINAL, SSP, Daftar Biaya dan beberapa file lainnya yang sesuai dengan e-SPT yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Cara untuk melihat Export Form SPT to Csv yaitu :

  • Menu Transaction -> Export Form SPT -> to CSV

    Cara untuk melakukan export form SPT to CSV

    • Pilih form laporan pajak mana yang akan di-export ke CSV
    • Pilih Masa Pajak
    • Pilih Bulan
    • Isikan pembetulan apabila diperlukan
    • Centang untuk pilihan bahwa karyawan dengan total PPH kurang dari nol termasuk di dalam data yang akan di- export atau uncentang apabila tidak ingin dimasukkan ke dalam data yang akan di-export
    • Centang pada bagian semua Pegawai apabila ingin meng-export semua pegawai atau jangan dicentang dan pilih pegawai mana saja yang akan di-export dengan mengklik tombol pada bagian kode pegawai.
    • Pilih direktori untuk menyimpan hasil export Csv dengan mengklik tombol pada bagian nama file

    • Isikan nama file dan cari tempat penyimpanannya. (Note : file export SPT ini sebenarnya secara default akan disimpan di dalam folder export spt berdasarkan tahun dan bulannya)
    • Klik tombol saveBulan
    • klik tombol Export